03-01-2018 |email|

Escribir email claros, concisos y profesionales

Escribir email claros, concisos y profesionales

El correo electrónico se mantiene aún como la herramienta de comunicación estándar en el mundo empresarial actual. De entre sus bondades, la facilidad de acceso y de uso son quizás las más destacables. El problema está precisamente en que, debido a esas facilidades, la mayoría de nosotros estamos colapsados de correos electrónicos.

Aunque nos parece un tanto exagerado, hay estudios que hablan de una media de 100 correos diarios manejados por persona. Además, los correos electrónicos son fácilmente malinterpretables. Si a esto añadimos que en ocasiones necesitaremos comunicarnos en otras lenguas, hacerlo acertadamente no será tan fácil.

Escribir correos electrónicos cortos reducirá el tiempo que invertimos y hará más productivo el proceso, al tiempo que tu interlocutor te lo agradecerá por esas mismas razones.

Entonces, ¿Qué se necesita para escribir correos electrónicos claros, concisos y profesionales?

1. Hay que tener claro el objetivo del correo. Uno y solo uno

Siempre que te sientes a escribir un correo electrónico, tómate unos segundos para preguntarte:"¿Es necesario enviar este correo? ¿Por qué estoy enviando esto? ¿Qué necesito del destinatario?"

Si no puedes contestar estas preguntas, entonces no deberías enviar ese correo.

Si los objetivos del mail son demasiados o resultan engorrosos de explicar por escrito, quizás lo mejor sea pasar a un objetivo único como “tener una reunión” y proponer un orden del día lo más resumido posible y siempre abierto a sugerencias.

Los correos electrónicos no son lo mismo que las reuniones de negocios. Con las reuniones de negocios, generalmente, mientras más temas de agenda se trabajen, más productiva será la reunión.

En el caso de los correos electrónicos, ocurre justo lo contrario. Cuanto menos incluyas en tus emails, mejor. Si necesitas comunicarte sobre otro proyecto, escribe otro correo electrónico. Esto facilitará las respuestas de tus interlocutores y el seguimiento de cada tarea.

2. Haz las presentaciones breves, pero hazlas siempre

Cuando envíes un correo electrónico a alguien por primera vez, debes informar al destinatario quién eres, pero debes hacerlo lo más brevemente posible.

Una manera de hacer que las presentaciones sean breves es escribirlas como si estuvieras presentándote cara a cara. No es habitual contarle tu vida a alguien que acabas de conocer, así que no lo hagas tampoco por email.

Si tu interlocutor ya te conoce, haz simplemente un saludo breve, tan informal como te permita tu relación con él. Volver a presentarse de forma más o menos extensa, resulta grosero para muchas personas. Si no estás seguro de que te recuerden, asegúrate de que tu firma al pie del correo tenga toda la información necesaria para que puedan hacer memoria.

Hablando de firmas, asegúrate de preparar una. Es una forma abreviada de compartir información que debes incluir en cada correo electrónico.

3. Limítate a Cinco Frases

En cada correo electrónico que escribas, debes usar suficientes oraciones para decir lo que necesitas y no más. Una práctica útil aquí es limitarse a cinco oraciones.

Menos de cinco oraciones es a menudo abrupto y grosero, más de cinco oraciones, pierden el tiempo.

Guy Kawasaki

Habrá ocasiones en las que será imposible escribir un correo electrónico con cinco frases. Pero en la mayoría de los casos, serán suficientes.

Para conseguirlo necesitarás seguir una estructura estándar. Una plantilla a usar en cada correo electrónico que escribas.

Además de mantener tus correos electrónicos cortos, seguir una estructura estándar también te ayuda a escribir rápidamente.

Con el tiempo, desarrollarás una estructura que funcione para ti. Aquí hay una estructura sencilla para que empieces:

  • Un saludo típico
  • Un cumplido o una cortesía
  • El motivo del correo electrónico
  • Una llamada a la acción
  • Un mensaje de cierre típico

Cuando le envías un correo electrónico a alguien por primera vez, entonces un cumplido es una excelente forma de empezar. Un cumplido bien escrito también puede servir como introducción. Por ejemplo, "Me encantó su exposición en la jornada sobre industria del pasado jueves 22 en Madrid”

Si le escribes a alguien que conoces, usa una cortesía. Una cortesía es típicamente una variación del clásico "Espero que estés bien". Alternativamente, puedes decir gracias por algo con lo que te han ayudado o por la información que enviaron en un email anterior.

El motivo del correo electrónico en una sola frase tipo: "Escribo este correo electrónico para preguntar sobre..." o "Me preguntaba si podría ayudarme con...", es sin duda la parte más compleja. A veces no quedará más remedido que usar dos oraciones para explicarse adecuadamente.

Después de que hayas explicado tus razones para enviar el correo electrónico, no asumas que el destinatario sabrá qué hacer. Proporciónale indicaciones específicas tipo: "¿Podrías enviarme esos archivos para el martes?".

Antes de firmar el correo electrónico, asegúrate de incluir una línea de cierre. Esto tiene el doble propósito de repetir tu llamada a la acción y de hacer que el receptor se sienta bien. Ejemplos de buenas líneas de cierre: "Gracias por tu ayuda con todo esto" o "Avísame si tienes alguna pregunta." Adicionalmente deberías añadir una salida tipo: "Saludos" seguida de tu firma al pie.

4. Usa palabras, oraciones y párrafos cortos

Nunca use una palabra larga donde una corta sea suficiente… Si es posible cortar una palabra, córtala SIEMPRE…

George Orwell

Las palabras cortas muestran respeto por el lector. Lo mismo ocurre con las oraciones cortas y los párrafos. Evita escribir grandes bloques de texto si quieres que tu correo electrónico sea claro y fácil de entender.

Una vez que hayas conseguido escribir el mail siguiendo tu estructura de correo electrónico estándar, recorta cada oración para que sea lo más corta posible.

5. No abuses de la voz pasiva

La voz activa es más fácil de leer. También fomenta la acción y la responsabilidad. Eso es porque en la voz activa, las oraciones se enfocan en la persona que toma acción. En la voz pasiva, las oraciones se centran en el objeto sobre el que se está actuando. En la voz pasiva, puede parecer que las cosas suceden por sí solas. En la voz activa, las cosas sólo suceden cuando la gente actúa: Hemos realizado la transferencia vs La transferencia ha sido realizada.

6. Corrige tu Email

Y si he escrito esta carta tan larga, ha sido porque no he tenido tiempo de hacerla más corta.

Blaise Pascal

En otras palabras, escribir correos electrónicos cortos puede ser más difícil que escribir correos largos.

Parte del trabajo duro de escribir correos electrónicos cortos está en la revisión cuidadosa. Lee tu correo electrónico en voz alta para ti mismo, comprobando si hay errores de ortografía y gramática. Pregúntate a ti mismo:

  • ¿Está clara mi petición?
  • ¿Podría haber algún malentendido?
  • ¿Cómo me sonaría esto si yo fuera el destinatario?

Borra cualquier palabra, oración o párrafo innecesario a medida que lo revises, siempre y cuando todas las cuestiones anteriores hayan quedado resueltas.

¿Quieres vernos en otra red social? ¿Tienes propuestas de mejora? Cuéntanoslo en info@balocon.com


03-01-2018 |email|

Escribir email claros, concisos y profesionales

Escribir email claros, concisos y profesionales

El correo electrónico se mantiene aún como la herramienta de comunicación estándar en el mundo empresarial actual. De entre sus bondades, la facilidad de acceso y de uso son quizás las más destacables. El problema está precisamente en que, debido a esas facilidades, la mayoría de nosotros estamos colapsados de correos electrónicos.

Aunque nos parece un tanto exagerado, hay estudios que hablan de una media de 100 correos diarios manejados por persona. Además, los correos electrónicos son fácilmente malinterpretables. Si a esto añadimos que en ocasiones necesitaremos comunicarnos en otras lenguas, hacerlo acertadamente no será tan fácil.

Escribir correos electrónicos cortos reducirá el tiempo que invertimos y hará más productivo el proceso, al tiempo que tu interlocutor te lo agradecerá por esas mismas razones.

Entonces, ¿Qué se necesita para escribir correos electrónicos claros, concisos y profesionales?

1. Hay que tener claro el objetivo del correo. Uno y solo uno

Siempre que te sientes a escribir un correo electrónico, tómate unos segundos para preguntarte:"¿Es necesario enviar este correo? ¿Por qué estoy enviando esto? ¿Qué necesito del destinatario?"

Si no puedes contestar estas preguntas, entonces no deberías enviar ese correo.

Si los objetivos del mail son demasiados o resultan engorrosos de explicar por escrito, quizás lo mejor sea pasar a un objetivo único como “tener una reunión” y proponer un orden del día lo más resumido posible y siempre abierto a sugerencias.

Los correos electrónicos no son lo mismo que las reuniones de negocios. Con las reuniones de negocios, generalmente, mientras más temas de agenda se trabajen, más productiva será la reunión.

En el caso de los correos electrónicos, ocurre justo lo contrario. Cuanto menos incluyas en tus emails, mejor. Si necesitas comunicarte sobre otro proyecto, escribe otro correo electrónico. Esto facilitará las respuestas de tus interlocutores y el seguimiento de cada tarea.

2. Haz las presentaciones breves, pero hazlas siempre

Cuando envíes un correo electrónico a alguien por primera vez, debes informar al destinatario quién eres, pero debes hacerlo lo más brevemente posible.

Una manera de hacer que las presentaciones sean breves es escribirlas como si estuvieras presentándote cara a cara. No es habitual contarle tu vida a alguien que acabas de conocer, así que no lo hagas tampoco por email.

Si tu interlocutor ya te conoce, haz simplemente un saludo breve, tan informal como te permita tu relación con él. Volver a presentarse de forma más o menos extensa, resulta grosero para muchas personas. Si no estás seguro de que te recuerden, asegúrate de que tu firma al pie del correo tenga toda la información necesaria para que puedan hacer memoria.

Hablando de firmas, asegúrate de preparar una. Es una forma abreviada de compartir información que debes incluir en cada correo electrónico.

3. Limítate a Cinco Frases

En cada correo electrónico que escribas, debes usar suficientes oraciones para decir lo que necesitas y no más. Una práctica útil aquí es limitarse a cinco oraciones.

Menos de cinco oraciones es a menudo abrupto y grosero, más de cinco oraciones, pierden el tiempo.

Guy Kawasaki

Habrá ocasiones en las que será imposible escribir un correo electrónico con cinco frases. Pero en la mayoría de los casos, serán suficientes.

Para conseguirlo necesitarás seguir una estructura estándar. Una plantilla a usar en cada correo electrónico que escribas.

Además de mantener tus correos electrónicos cortos, seguir una estructura estándar también te ayuda a escribir rápidamente.

Con el tiempo, desarrollarás una estructura que funcione para ti. Aquí hay una estructura sencilla para que empieces:

  • Un saludo típico
  • Un cumplido o una cortesía
  • El motivo del correo electrónico
  • Una llamada a la acción
  • Un mensaje de cierre típico

Cuando le envías un correo electrónico a alguien por primera vez, entonces un cumplido es una excelente forma de empezar. Un cumplido bien escrito también puede servir como introducción. Por ejemplo, "Me encantó su exposición en la jornada sobre industria del pasado jueves 22 en Madrid”

Si le escribes a alguien que conoces, usa una cortesía. Una cortesía es típicamente una variación del clásico "Espero que estés bien". Alternativamente, puedes decir gracias por algo con lo que te han ayudado o por la información que enviaron en un email anterior.

El motivo del correo electrónico en una sola frase tipo: "Escribo este correo electrónico para preguntar sobre..." o "Me preguntaba si podría ayudarme con...", es sin duda la parte más compleja. A veces no quedará más remedido que usar dos oraciones para explicarse adecuadamente.

Después de que hayas explicado tus razones para enviar el correo electrónico, no asumas que el destinatario sabrá qué hacer. Proporciónale indicaciones específicas tipo: "¿Podrías enviarme esos archivos para el martes?".

Antes de firmar el correo electrónico, asegúrate de incluir una línea de cierre. Esto tiene el doble propósito de repetir tu llamada a la acción y de hacer que el receptor se sienta bien. Ejemplos de buenas líneas de cierre: "Gracias por tu ayuda con todo esto" o "Avísame si tienes alguna pregunta." Adicionalmente deberías añadir una salida tipo: "Saludos" seguida de tu firma al pie.

4. Usa palabras, oraciones y párrafos cortos

Nunca use una palabra larga donde una corta sea suficiente… Si es posible cortar una palabra, córtala SIEMPRE…

George Orwell

Las palabras cortas muestran respeto por el lector. Lo mismo ocurre con las oraciones cortas y los párrafos. Evita escribir grandes bloques de texto si quieres que tu correo electrónico sea claro y fácil de entender.

Una vez que hayas conseguido escribir el mail siguiendo tu estructura de correo electrónico estándar, recorta cada oración para que sea lo más corta posible.

5. No abuses de la voz pasiva

La voz activa es más fácil de leer. También fomenta la acción y la responsabilidad. Eso es porque en la voz activa, las oraciones se enfocan en la persona que toma acción. En la voz pasiva, las oraciones se centran en el objeto sobre el que se está actuando. En la voz pasiva, puede parecer que las cosas suceden por sí solas. En la voz activa, las cosas sólo suceden cuando la gente actúa: Hemos realizado la transferencia vs La transferencia ha sido realizada.

6. Corrige tu Email

Y si he escrito esta carta tan larga, ha sido porque no he tenido tiempo de hacerla más corta.

Blaise Pascal

En otras palabras, escribir correos electrónicos cortos puede ser más difícil que escribir correos largos.

Parte del trabajo duro de escribir correos electrónicos cortos está en la revisión cuidadosa. Lee tu correo electrónico en voz alta para ti mismo, comprobando si hay errores de ortografía y gramática. Pregúntate a ti mismo:

  • ¿Está clara mi petición?
  • ¿Podría haber algún malentendido?
  • ¿Cómo me sonaría esto si yo fuera el destinatario?

Borra cualquier palabra, oración o párrafo innecesario a medida que lo revises, siempre y cuando todas las cuestiones anteriores hayan quedado resueltas.

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